IBA Redaktionsteam Ein ganzes Bündel von Faktoren entscheidet darüber, wie attraktiv das Büro als Arbeitsort wahrgenommen wird: Die Funktionalität der Räume, die dort anzutreffenden Menschen, Wahlmöglichkeiten und nicht zuletzt der „Wohlfühlfaktor“. Um Nutzerbedürfnisse zu erfüllen und die Aneignung von Räumen zu verbessern, setzen Unternehmen verstärkt auf Co-Creation. Welche Arbeitsräume entstehen, wenn Mitarbeiter gezielt in den Gestaltungsprozess einbezogen werden, erfahren Sie in den folgenden drei Case Studies:
Co-Creation Teams bei Spotify
Choice is key. Der Streamingdienst Spotify stellt seinen Mitarbeitern frei, an welchem Ort sie arbeiten möchten. Damit Mitarbeiter auch in Zukunft auf die mit der Büroarbeit verbundene soziale Erfahrung setzen, werden sie frühzeitig in die Ausarbeitung von Raumkonzepten eingebunden. Ziel bei allen Projekten ist es, eine maximale Nutzerzentrierung zu erreichen und die Spotify-Unternehmenskultur erlebbar zu machen. Sonya Simmonds, Head of Workplace Innovation & Design bei Spotify, fungiert mit ihrem Team als eine Art Facilitator, der den Designprozess begleitet. Eine mit internen Teams und anderen Interessenvertretern abgestimmte, klare Strategie ist dabei die Grundlage aller Raumkonzepte. Für den Co-Creation-Prozess bindet Spotify Referenzgruppen im gesamten Unternehmen in maximal drei Sitzungen ein und stattet sie mit eigenverantwortlich zu gestaltenden Einflussbereichen aus. Spotify schätzt die Vielfalt in Co-Creation-Teams und achtet im Prozess auf eine klare Rollendefinition und kontinuierliche Kommunikation nach innen und außen.
Das Spotify Büro Berlin schafft auf zwei Etagen eines denkmalgeschützten Gebäudes in der historischen Mitte der Hauptstadt attraktive Räume, die Austausch, Zusammenarbeit und Identifikation fördern. Neben flexiblen Arbeitsplätzen und Zonen für konzentriertes Arbeiten können sich die Spotify Team Members in verschiedenen Besprechungsräumen austauschen; zahlreiche Bereiche ermöglichen spontane Kommunikation und dynamisches Arbeiten. Das Herzstück des Büros ist die Spotify-Halle, ein zweistöckiges Atrium mit Glasdach. Im Büroalltag finden hier informelle Meetings und Workshops statt, zu besonderen Anlässen können hier aber auch Veranstaltungen mit mehreren hundert Personen ausgerichtet werden.
Mitgestaltung als Erfolgsfaktor bei Dräger Global IT
In den Gestaltungsprozess der neuen Büroflächen, dem „Heimathafen“, bezog das Lübecker Unternehmen Dräger die Belegschaft von Anfang an aktiv ein. Ihre Bedürfnisse, Erfahrungen und Ideen bildeten dabei die Grundlage für die neuen Büroflächen. Zunächst wurde geklärt, wie die Beschäftigten in Zukunft zusammenarbeiten wollen – und was die Teams für eine gute Zusammenarbeit benötigen. In einem evolutionären Ansatz probierte die Abteilung Corporate Real Estate einzelne Lösungen immer wieder aufs Neue aus und passte diese bei Bedarf an. Das Umzugsteam teilte Zwischenstände mit allen Betroffenen, zeigte Entwürfe und stellte Möbel zum Testen zur Verfügung. Über ein Botschafterkonzept wurden das Feedback und die Wünsche der Teams zusammengetragen und in der weiteren Gestaltung berücksichtigt. Zusätzlich gab es regelmäßig Sprechstunden mit dem Betriebsrat, um individuelle Fragen zu klären.
Ein ganzes Stockwerk nimmt der Heimathafen nun auf rund 2.000 Quadratmetern ein; zusätzlich gibt es die Ergänzungsflache „Marina“ mit 162 Basisarbeitsplätzen. Dazu kommen zahlreiche Projekt- und Meetingräume, schallgeschützte Rückzugsboxen, eine kleine Bibliothek sowie offene Kollaborationsflächen für die spontane Zusammenarbeit. Persönliche Büros oder Arbeitsplätze gibt es nicht mehr, dafür eine freie Wahl der Arbeitsumgebung nach dem Modell des Activity Based Working.
Die Bürogestaltung liegt bei Unilever in Mitarbeiterhand
Bürodesign, das in den Händen der Mitarbeiter liegt und das neben der Gestaltung von Büroflächen auch Konzepte für eine neue Arbeitskultur umfasst: Das ist in der Unilever Zentrale in Hamburg Wirklichkeit geworden. Über 60 Personen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen haben in mehreren Arbeitsgruppen die neuen Büroräume konzipiert. Dabei hatten die Gestaltungsteams neben der vollen Budgetverantwortung auch ein Höchstmaß an Entscheidungs- und Handlungsfreiheit. Das Ziel, den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens auch im Bereich Mitarbeiterverpflegung zu reduzieren, wird nun im hauseigenen Café mit Bio-Lebensmitteln und umweltfreundlichen Verpackungen umgesetzt.
Das Unilever Gebäude bietet auf acht Stockwerken und 6.500 Quadratmetern Bürofläche Platz für 700 Mitarbeiter. Um für sie eine möglichst produktive Arbeitsumgebung zu gewährleisten, wurde die Raumgestaltung konsequent optimiert: Über 1.000 Pflanzen und 150 Quadratmeter Mooswände sorgen für ein gesundes Raumklima, ebenso 70 Sportgeräte und eine dynamische Beleuchtung, die auf den Biorhythmus abgestimmt ist. Im Mittelpunkt des Bürokonzepts steht die maximale Anpassungsfähigkeit der Arbeitswelten. Dazu gehören moderne Technik, die das Arbeiten vor Ort ebenso ermöglicht wie im virtuellen Raum, offene und flexibel nutzbare Arbeitszonen unterschiedlicher Größe für kreative Zusammenarbeit sowie ruhige und reizarme Rückzugsorte.
10 Co-Creation-Tipps für Unternehmen:
- Binden Sie Ihre Belegschaft frühzeitig und gezielt in den Gestaltungsprozess ein.
- Achten Sie bei den Gestaltungsteams auf eine gewisse Vielfalt in der Teamzusammensetzung, die Perspektivenwechsel ermöglicht.
- Lassen Sie Umfragen, Workshops oder Interviews mit den Mitarbeitern am besten durch externe Experten durchführen und auswerten. Damit erzielen Sie validere Ergebnisse.
- Definieren Sie Co-Creation Teams, die sich mit der Gestaltung des Arbeitsplatzes befassen und die Ideen und Vorschläge der Mitarbeiter in die Planung einbeziehen.
- Bieten Sie Möglichkeiten für Feedback und Diskussionen an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Ideen und Anliegen zur Arbeitsplatzgestaltung teilen können.
- Lassen Sie den Gestaltungsprozess von geschulten Fachleuten begleiten.
- Sorgen Sie bei der Arbeitsplatzgestaltung für Flexibilität, um den unterschiedlichen Anforderungen und Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden.
- Betrachten Sie die Arbeitsplatzgestaltung als einen kontinuierlichen Prozess und berücksichtigen Sie Mitarbeiter-Feedback auch nach der finalen Raumgestaltung.
- Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter während des Planungsprozesses regelmäßig über den Fortschritt informiert werden.
- Tauschen Sie sich mit anderen Unternehmen aus und lernen Sie von deren Co-Creation-Erfahrungen.
