IBA Redaktionsteam Anlässlich der Vorstellung der fünften New-Work-Order-Studie mit dem Titel „Die Macht des Raums“ sprachen wir mit der Autorin Birgit Gebhardt über Herausforderungen in einer hybriden Arbeitswelt, wie sich Büros verändern müssen und wo wir dafür geeignete Vorbilder finden.
Frau Gebhardt, seit 2012 haben Sie gemeinsam mit dem Industrieverband Büro und Arbeitswelt (IBA) vier New-Work-Order-Studien veröffentlicht. Diese Studien hatten immer eine relativ breit angelegte Perspektive. In diesem Jahr kommt nun ein Special dazu, das sich ganz auf Räume konzentriert. Warum gewinnt Ihrer Meinung nach das Thema „Raum“ in der allgemeinen Wahrnehmung an Bedeutung?
Das Thema „Raum“ ist in den letzten beiden Jahren interessant geworden, weil die Bürotätigen sich neue Arbeitsräume außerhalb des Büros erschließen mussten und ihre Rückkehr ins Büro keineswegs ein ‚Selbstgänger‘ ist – im Gegenteil. Zudem arbeiten endlich alle Wissensarbeiter auch in virtuellen Räumen zusammen, sparen Zeit, überwinden Distanzen, aber fühlen sich durch die Bildschirmarbeit und Entgrenzung auch schneller erschöpft. Mit der Wahlfreiheit stellen sich erstmal die Bürotätigen selbst die Frage, welche Arbeitsumgebung sie bei welcher Arbeitsabsicht unterstützt und wofür sich der Weg ins Büro lohnen könnte. Und auch im Büro machen sich angesichts der leeren Flächen und des Fachkräftemangels erstmals auch die Flächenplaner und Personalabteilungen mit den Mitarbeitern gemeinsam Gedanken über das Leistungsversprechen vom zukünftigen Büro.
Das IBA Forum wird sein Programm bei der ORGATEC 2022 unter die Überschrift „Workspace of tomorrow“ stellen. Wann taugen unsere Arbeitsplätze dafür?
Die „Workspaces of tomorrow“ haben wir noch nicht wirklich entwickelt und entworfen. Im Moment ist der große Claim „Das Büro soll Begegnungsort werden“. Das wird aber auf Dauer nicht reichen. Es gibt durchaus attraktivere alternative Begegnungsorte als das Büro, und Wohlfühlen geht zu Hause oft am besten. Der Claim allein hilft nicht, um die Leute wieder ins Büro zu bringen. Die Workspaces of tomorrow brauchen meiner Meinung nach einen neuen inhaltlichen Aufhänger – mehr in Richtung Nutzerorientierung und Lernwelt. Das Büro muss künftig einen Mehrwert liefern, damit Mitarbeiter den mit dem Weg zum Arbeitsplatz verbundenen Mehraufwand in Kauf nehmen. Weil Arbeitsmittel immer mobiler werden, können wir selbst auch beweglicher werden und neu denken, in welchen Raumkonstellationen und abstrakten Kommunikationsräumen wir für die Arbeit zusammenkommen wollen. Unsere Arbeitsräume sind physisch, mobil oder hybride. Wir arbeiten in natürlichen und künstlichen Umgebungen, in realen, überblendeten und virtuellen Realitäten. Folglich erleben wir das Thema Raum in einer Erweiterung, der wir mit neuen Konzepten begegnen müssen. Dazu braucht die Fläche aber auch ein neues Angebot.
Wie lässt sich dann beispielsweise Kollaboration organisieren?
Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Einbindung der Mitarbeiter. Im Zuge von Activity-Based Working können Mitarbeiter am besten beurteilen, wo sie welche Tätigkeit am besten verrichten. Die Otto Group hat diese Vorstellung umgesetzt und in agilen Kollaborationssprints Teams gebeten, selbstorganisiert zu entscheiden, welche Arbeit in Präsenz und welche besser mobil ausgeführt wird. Heraus kam die Otto-Matrix für hybrides Arbeiten, für die sich die Teammitglieder bei Otto nun auch engagieren. Ein weiteres Beispiel für gelungene Kollaboration ist für mich die New Work SE. Hier wurden nicht nur Mitarbeiter befragt und in den Planungsprozess einbezogen. Jeder Raum bekam nach seiner Fertigstellung einen festen „Raumverantwortlichen“, dessen Aufgabe es ist, seine Gestaltung und Weiterentwicklung zu betreuen.
Wo stehen wir heute mit der Technologie?
Wir sind immer noch zu sehr mit Funktionalitäten beschäftigt. Wir schalten beispielsweise das Bild aus, damit die Übertragungsqualität nicht leidet oder das Klima geschützt und Strom gespart wird. Dabei sind wir uns aber häufig nicht der Konsequenzen bewusst, die das auf unsere Wahrnehmung hat. Wahrscheinlich fehlen uns auch noch die positiven Erfahrungen bei der Arbeit, wie beispielsweise im Gaming. Wir stehen hier noch ganz am Anfang der Entwicklung. Das Ziel muss sein, das Büro zu einem Erfahrungsraum zu machen, der Mitarbeitern immersive Erlebnisse ermöglicht. Dieses aktive Erleben könnte uns helfen, über ein spielerisches Narrativ wieder intuitiver zusammenzuarbeiten. Die Reise geht für mich in Zukunft hin zum Büro als Lernwelt, zu einer Bühne, auf der ich mich ausprobieren und verschiedene Rollen einnehmen kann unter der Zuhilfenahme von Technik und physischer Rückversicherung.
Sie sprechen von immersiven Erlebnissen, also von einem vollständigen Eintauchen in virtuelle Welten, aber auch von Rückversicherung im physischen Raum. Wie lässt sich das konkret gestalten?
Arbeitsräume haben künftig die Aufgabe, Mitarbeiter zu Tätigkeiten einzuladen und hierfür die besten Voraussetzungen zu schaffen. Dabei gilt es, kulturelle Anker wiederzuentdecken und Interaktion bewusst auch räumlich zu gestalten. Solch räumliche Vorbilder, die zu bestimmten Verhaltensmustern einladen, hat der US-Soziologe David Thornburg in der Kulturhistorie erforscht. Da wäre zum Beispiel das Lagerfeuer, das alle auf Augenhöhe zum Palaver einlädt. Anders dagegen die Bergspitze, die einem einen Überblick oder einem Redner eine Bühne verschafft. Mit ihrer Anlehnung an Landschaftsräume lösen sie auf intuitive Weise Verhaltensmuster aus. Gelernte Kulturräume müssen ins Büro übersetzt werden, damit Mitarbeiter intendierte Arbeitshaltungen einnehmen. Den Rahmen dafür gibt es bereits, Unternehmen müssen nun aber den Transfer ins Büro leisten.
Gibt es Leitbilder, die Unternehmen bei der Transformation der Arbeitsräume als Orientierung dienen können?
Das finde ich eine sehr wichtige Frage. Denn wir brauchen wirklich Bilder, die die Industriekultur und das Büro als verlängerten Arm der Fabrik ausblenden. Gerade Städte und Urbanität bieten eine breite Vielfalt und unterschiedliche Räume für unterschiedliche Zwecke an. Zudem fängt uns die Stadt auch emotional wieder ein. Interessant ist es für Unternehmen, sich bei der Raumplanung an Städten zu orientieren und mit Marktplatzbereichen zu beginnen, die dann weiter zum Boulevard und in Gassen führen. Also von Präsentationsflächen und Arenen hin zu agilen Workshop-Zonen und weiter in abgetrennte Bereiche mit Wohlfühlcharakter, in denen konzentrierte Arbeit möglich ist. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, Tätigkeiten in verschiedenen Zonen und Atmosphären auszudifferenzieren.
Das klingt sehr nach einer Verschmelzung der Arbeits- und Lebenswelten. Werden wir Büros in Zukunft überhaupt noch brauchen?
Ich bin davon überzeugt, dass wir Büros auch in Zukunft brauchen werden, sofern es ihnen gelingt, neue Alleinstellungsmerkmale zu entwickeln. Wenn Unternehmen es schaffen, im Büro den Ansprüchen an Performance, verbesserte Leistungsfähigkeit und Selbstwirksamkeit gerecht zu werden. Und wenn das Büro stärker auf die Employee Experience einzahlt und sich als Bühne begreift, auf der sich Mitarbeiter ausprobieren und weiterentwickeln können.
Frau Gebhardt, wir danken Ihnen für das Gespräch.
Birgit Gebhardt ist Trendforscherin mit Schwerpunkt „Zukunft der Arbeitswelt“. Als Impulsgeberin begleitet sie Thinktanks, unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung agiler Führungs- und Arbeitskultur sowie mit zukunftsfähigen Lernangeboten. Grundlage ihrer Beratungstätigkeit bilden zwölf Jahre Projektmanagement im Trendbüro, davon die letzten fünf Jahre als Geschäftsführerin. Im Auftrag des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt (IBA) und der Messe für moderne Arbeitswelten ORGATEC entwickelte sie die New-Work-Order-Studien.
