IBA Redaktionsteam Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) setzte beim Neubau an einem ihrer Hauptstandorte in Bonn, dem Campus-Forum, auf das Prinzip der Mitarbeiter-Partizipation. Auf insgesamt 40.000 Quadratmetern bietet der GIZ Campus Bonn ca. 2.000 Beschäftigten mit etwa 1.500 Arbeitsplätzen eine moderne Arbeitsumgebung. Das IBA Forum sprach mit Lara Milerski, Sachgebietsverantwortliche für Nachhaltigkeit und effizientes Flächenmanagement, über Co-Creation-Ansätze im Projekt.
Dass die Beschäftigten in das Campus-Forum-Projekt eingebunden werden sollten, stand von Anfang an fest. War es doch das Ziel des GIZ-Vorstandes, zukunftsfähige Arbeitsräume zu gestalten, die die Teams gern aufsuchen und ihre Arbeitsabsichten bestmöglich unterstützen. Beratend dem Projekt zur Seite stand das externe Planungsbüro if5, das über eine langjährige Expertise im Bereich von Co-Creation-Ansätzen verfügt.
Vielseitige Arbeitsumgebungen für unterschiedliche Anforderungen
Der Campus setzt sich aus dem bereits 2015 eingeweihten Mäanderbau und dem Ende 2019 fertiggestellten benachbarten Neubau Campus-Forum zusammen. Die Auswahl an Arbeitsräumen ist vielseitig: Neben großzügigen, offenen Räumen gibt es im Campus-Forum diverse „Co-Working-Spaces“, die für gemeinschaftliches Arbeiten konzipiert wurden. Für kleinere Meetings und Präsentationen stehen separate Flächen zur Verfügung. Ein Pausenbereich ergänzt das Angebot, ebenso wie moderne Teeküchen mit Sitzgelegenheiten für informelle Anlässe und spontane Begegnungen. Gleichzeitig stehen ausreichend geschlossene Büroflächen zur Verfügung, die Fokusarbeit, Konzentration und Diskretion ermöglichen. Für erholsame Momente im Freien sorgen biodiverse Grünanlagen und möblierte Flächen im Außenbereich.
Die neuen Flächen fördern Kommunikation und Austausch
Beim neuen Raumkonzept setzt die GIZ neben den Homebases für die jeweiligen Teams mit festen Schreibtischarbeitsplätzen, die im Desksharing genutzt werden, auf moderne Kommunikations- und Austauschflächen. So zieren in Bonn Netzwerkflächen, Teeküchen-Hubs, Projekträume, eine Activity-Fläche und der Co-Working-Space das neue Campus-Forum. Medienwände stehen für kleine Austauschformate zur Verfügung und werden durch flexible Arena-Möbel, Whiteboards und weitere Besprechungsmaterialien ergänzt. Aber auch auf Konzentration und Rückzug müssen Beschäftigte nicht verzichten. Sie können sich bei Bedarf in den Silence-Bereich, in Telefonboxen und Fokusräume zurückziehen. Letztere schaffen mithilfe von Vorhängen eine vertrauliche Umgebung und einen Rückzugsort für bis zu drei Personen.
Mitarbeiter-Partizipation in allen Projektphasen
Die Mitarbeiter waren beim Campus-Forum an allen Projektphasen beteiligt. Zum Projektstart 2017 führte das Projektteam mit if5 erste Orientierungsworkshops durch, um den Flächenbedarf und die Sharing-Quote zu ermitteln. Es folgten weitere interaktive Formate wie Fragerunden, Ideenforen, Sprechstunden, Nutzerinformationsrunden und Workshops. In einem Ideen-Forum, in dem die Beschäftigten selbst Räume gestalten konnten, entstanden drei neue Bürobereiche für die Campus-Flächen: ein Silence-Bereich, in den sich Mitarbeitende zurückziehen können, um ungestört zu arbeiten, und als direkter Gegenpart ein Co-Working-Bereich, in dem man laut und kreativ sein und Kollegen treffen kann. Die dritte neue Campus-Fläche ist eine Activity-Zone mit Tischkicker und bestem Ausblick auf das Siebengebirge, die zum Beispiel für die Pausengestaltung oder Teambuilding-Events genutzt wird. „Wichtig für den Projekterfolg war neben der frühzeitigen Einbindung des Betriebsrats die Mitwirkung von Multiplikator:innen. Auch nach Fertigstellung des Neubaus setzen wir weiter auf unsere Campus-Botschafter:innen aus den unterschiedlichen Einheiten, die nach Projektfertigstellung unter dem Namen „Kultur-Botschafter:innen“ in der Organisation ihre Learnings und Neuigkeiten teilen. Ein weiterer Erfolgsfaktor waren die von den Campus-Botschafter:innen geführten Campus-Touren, bei denen Beschäftigte einen Einblick in das Raumkonzept und die neuen Büros mitsamt den Spielregeln für deren Nutzung erhielten.“ Lara Milerski
Raumkonzept für mehr Nähe und Mitarbeiterbindung
Wie wichtig die gemeinsame Zeit im Büro ist, wurde durch die Pandemie noch mal deutlich. „Wir merken, dass, je mehr die Mitarbeiter:innen zu Hause arbeiten und weniger im Büro sind, die Distanz zum Unternehmen zunimmt. Umso wichtiger sind die gemeinsame Zeit auf der Fläche und nachhaltige Teamerlebnisse, um eine stärkere Bindung aufzubauen und mehr Nähe zu erzeugen.“ Kein Wunder also, dass insbesondere die Kollaborationsflächen besonders beliebt sind. So sehr, dass man über die Einführung eines Buchungssystems nachdenke, um künftig dem Raumbedarf noch besser gerecht werden zu können. „Ein Raumprojekt ist nie wirklich zu Ende. Bedürfnisse verändern sich und auch die Arbeitswelt fordert mehr Flexibilität in Zeiten von Hybrid Work ein. Das macht kontinuierliche Anpassungen und Verbesserungen notwendig“, so Milerski.
Auf die Frage, welche Learnings aus dem Projekt die wichtigsten waren, nennt die Sachgebietsverantwortliche für Nachhaltigkeit und effizientes Flächenmanagement die folgenden drei Punkte: eine transparente Kommunikation in allen Projektphasen, die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats und die aktive Partizipation der Beschäftigten. Nur so lässt sich ein starkes Ownership für das Projekt und die neuen Flächen erzeugen. Davon, dass der GIZ Campus in Bonn Leitbildcharakter hat, ist Milerski überzeugt: „Wir stehen in den Startlöchern mit weiteren Büro-Projekten und werden uns das Campus-Forum-Projekt zum Vorbild für die Gestaltung weiterer zukunftsfähiger Büros nehmen.“
