Sven Mylius Lange Zeit war das Büro der zentrale Ort für Wissensarbeit. Dann kam die Pandemie, die gezeigt hat, dass Arbeiten überall möglich ist. Das Mobile Office wurde zur Norm, Mitarbeitende profitieren von mehr Flexibilität und Work-Life-Balance. Nun gilt es, Büroflächen an verändertes Nutzungsverhalten und veränderte Bedürfnisse anzupassen. Viele Unternehmen stehen vor denselben Fragen: Wie sieht das Büro der Zukunft aus? Und was können wir tun, damit Mitarbeitende nicht aus Pflichtgefühl, sondern aus Überzeugung ins Büro kommen?
Das Büro als Flagship-Store und Ort der Begegnung
Zunächst eine gute Nachricht: Das Büro ist nicht tot – im Gegenteil. Es ist wichtiger denn je, es spielt jedoch eine neue Rolle im Arbeitsalltag. Wie auch im vergangenen Jahr zeigt der Drees & Sommer Workspace Benchmark Report 2023, eine Umfrage unter 181 Teilnehmenden aus verschiedenen Unternehmen und rund 20 Branchen, dass Mitarbeitende insbesondere für kollaborative Tätigkeiten und die persönliche Interaktion mit Kolleginnen und Kollegen ins Büro kommen. Das moderne Büro leistet, was das Homeoffice nicht kann: Es ist ein Ort für Kommunikation und Begegnung, für Zusammenarbeit und Austausch.
Eine zentrale Büro-Lage mit ÖPNV-Anbindung ist immer ein Plus. Viel wichtiger ist jedoch ein maßgeschneidertes New-Work-Konzept mit einer Arbeitsumgebung, die die Mitarbeitenden bei ihren Aufgaben unterstützt. Zudem macht ein gut gestaltetes Büro die Arbeitgebermarke mit ihren Kernwerten sichtbar und die Unternehmenskultur erlebbar, ähnlich wie in einem Flagship-Store. Das Office wird zur emotionalen Tankstelle für die Mitarbeitenden und zum Aushängeschild des Unternehmens – mit einem Arbeitsumfeld, das bestehende Talente bindet und neue anzieht.
Den Nutzer in den Mittelpunkt stellen
Viele Büroflächen müssen sich an das neue Arbeiten erst anpassen. Durch mobiles Arbeiten und unterschiedliche Anwesenheitszeiten werden weniger Einzelarbeitsplätze benötigt. Zahlreiche Unternehmen setzen daher auf ein Desksharing-Modell und konsolidieren ihre Flächen. Für die Gestaltung moderner Arbeitswelten gibt es keine „One size fits all“-Lösung: Jedes Unternehmen muss New Work für sich selbst definieren. Erst wenn die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt rücken, entstehen Büroflächen, deren Gestaltung, Ausstattung und Infrastruktur die unterschiedlichen Arbeitsformen der Teams optimal unterstützen.
Durch das veränderte Nutzerverhalten bedarf es mehr Flächen zur Zusammenarbeit sowie für den formellen und informellen Austausch. Dazu zählen Besprechungs- und Kreativräume, Cafés und Lounge-Ecken. Ergänzt werden sie durch offene Arbeitsplätze und Rückzugsräume für Telefonate oder konzentrierte Einzelarbeit. Flexible Möbel erlauben es, Räume multifunktional zu nutzen. Dank räumlicher Abwechslung, genügend Platz für verschiedene Aktivitäten und einer angenehmen Atmosphäre wird das Büro zu einem Ort der sozialen Integration, der Autonomie und der Sicherheit.
Eine Frage der Führung
Mitarbeitende gehen gern ins Büro, wenn sie auch zu Hause bleiben dürfen – das bestätigt ebenfalls der Drees & Sommer Workspace Benchmark Report 2023. Befragte, die zwei bis drei Tage pro Woche mobil arbeiten können, nutzen diese Möglichkeit gern. Mitarbeitende, die diese Möglichkeit an vier bis fünf Tagen pro Woche haben, arbeiten in der Regel jedoch trotzdem nur drei Tage pro Woche mobil.
Das bedeutet: Eine gute Balance zwischen persönlichem Austausch im Büro und der Flexibilität von Remote Work ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Zeit selbst einzuteilen und dort zu arbeiten, wo sie am produktivsten sind. So entsteht ein attraktives Arbeitsumfeld und eine Bürokultur, die von Empathie, Teamarbeit und Eigenverantwortung geprägt ist. New Work braucht Führung, die auf Offenheit und Vertrauen basiert, auf Kommunikation statt Kontrolle.
Nicht zu vernachlässigen: Health and Wellbeing
Health and Wellbeing wird für die heutige Arbeitswelt zunehmend relevanter. Arbeitnehmende suchen ein Arbeitsumfeld, das ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden fördert – angefangen bei der Flexibilität des Arbeitsmodells bis zur Gestaltung der Räumlichkeiten. Gesundheit meint in diesem Zusammenhang die mentale, physische und soziale Gesundheit.
Ein „Health and Wellbeing“-Scoring macht weiche Faktoren wie Gesundheit und Wohlbefinden messbar. Untersucht werden dabei unter anderem die Einflussfaktoren Licht, Luft, Akustik und Materialität. Eine gute Belüftung und natürliche, schadstofffreie Materialien wirken sich beispielsweise positiv auf die Luftqualität aus. Dabei findet ein Abgleich der objektiven Bewertung des Objekts nach standardisierten Kriterien mit einer subjektiven Evaluation der Nutzerinnen und Nutzer statt. In den Untersuchungen zeigt sich häufig ein großer Unterschied zwischen der objektiven Bewertung und dem subjektiven Nutzerempfinden. Daraus resultieren Handlungsempfehlungen, um das Verhältnis von Mensch und Gebäude zu verbessern und Gesundheit und Wohlbefinden zu steigern.
Die Anpassung von Büroflächen an New-Work-Konzepte bietet Unternehmen die Chance, neben der Funktionalität der Räumlichkeiten auch die Themen Gesundheit und Wohlbefinden mitzudenken. Denn: Wo sich Menschen wohlfühlen, halten sie sich gern auf. Bietet das Büro eine inspirierende Arbeitsumgebung, kommen die Mitarbeitenden auch gern dorthin. Und nur dort, wo sich Mitarbeitende wohlfühlen und sowohl kreativ als auch produktiv arbeiten können, bleiben sie auch langfristig. Somit ist Health and Wellbeing auch im Wettbewerb um Talente ein Faktor, der nicht unterschätzt werden sollte.
Zusammenfassend lässt sich festhalten:
Das Büro der Zukunft ist ein Mitarbeitermagnet durch Mehrwert, Freiwilligkeit und intrinsische Motivation.
