Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Kommunikationsräume fit für neue Anforderungen machen können:
- Vermutlich benötigen Sie künftig mehr Flächen für Kommunikation und Kooperation als bisher. Prüfen Sie daher, ob Sie bisher nur wenig genutzte Räumlichkeiten wie Eingangsbereiche stärker nutzen können. Falls Sie planen, die Homeoffice-Quote zu erhöhen, können Sie ggf. die Anzahl der Schreibtischarbeitsplätze reduzieren. Aber streichen Sie nicht zu viele Arbeitsplätze. Jederzeit ins Unternehmen kommen zu können und dort einen freien Arbeitsplatz vorzufinden, ist auch ein Zeichen von Anerkennung.
- Prüfen Sie, welche Anforderungen sich kombinieren lassen. Informelle Kommunikation kann auch in der Kantine oder in einem Wartebereich stattfinden und der Raum für Videokonferenzen eignet sich meist für eine kurze Besprechung im kleinen Kreis.
- Versuchen Sie, die Räume so zu planen, dass sie offen für Veränderungen sind. Falls Sie beispielsweise einen großen Konferenzraum unterteilen wollen, um daraus kleine Räume für Videokonferenzen zu machen, können Sie eine flexible Trennwand statt einer gemauerten Wand einziehen.
- Denken Sie auch bei der Planung von Kommunikationsräumen an eine gute Beleuchtung und Akustik. Lichtquellen dürfen sich nicht in Laptops oder Tablets spiegeln. Denken Sie auch an Abschattungsmöglichkeiten. Eine gute Akustik ist Voraussetzung für gutes Hören. Das gilt ganz besonders in Räumen, die auch für Videokonferenzen genutzt werden.
- Meetings im Stehen können hocheffizient sein. Aber denken Sie bitte daran, für jede Art der Kommunikation auch Sitzmöglichkeiten anzubieten. Dann können auch Teilnehmer mit einer Gehbehinderung problemlos teilnehmen. Platzsparend sind Sitz-Steh-Tische, da sie im Sitzen und Stehen genutzt werden können.
- Denken Sie in Räumen, die von vielen unterschiedlichen Personen genutzt werden, an die Hygiene. Dabei müssen Sie nicht auf ein wohnliches Design verzichten. Inzwischen gibt es die meisten Materialien auch mit leicht zu reinigenden Oberflächen.
- Damit auch die Kollegen im Homeoffice sehen können, wann welcher Raum frei ist, benötigen Sie ein geeignetes Buchungstool. Dafür gibt es spezielle mit Sensoren verknüpfte Software. Unter Umständen reicht es aber auch, die buchbaren Bereiche in einem gemeinsamen Kalender zu führen.
- Wenn Ihre eigenen Räumlichkeiten nicht ausreichen, um alles zu realisieren, was Sie eigentlich benötigen, können Sie sich eventuell mit einem benachbarten Unternehmen die jeweiligen Ressourcen teilen. Vielleicht gibt es in Ihrem Umfeld aber auch ein Coworking-Angebot mit entsprechenden Räumen, die Sie je nach Bedarf mieten können.
Mit dem IBA OfficePlaner können Sie selbst planen, wie Ihre Kommunikations- und Kooperationsbereiche aussehen könnten. Das Online-Planungstool finden Sie unter https://iba.online/planer
